以前から、何でも保存が必要な物はスキャンしてから捨てるようにしている。
写真は「ユピトピ」の最新号をスキャンしているものだ。

即ち、スキャンしてから”不要な物は捨てる”、”必要な物だけ保管する”と云う習慣は出来ているのだが・・・

改正電子帳簿保管法は経理に必要な物だから、全て原本を保存しなくてはならない。

2年間の猶予期間は有るが、税理士事務所に相談すると「まだ、やらなくて良い」との回答。

この法律では、e文書モードでスキャンしたPDFファイルにクラウドにてタイムスタンプを付けて自分で保全管理するか、クラウド保存することになっている。

クラウドと言っても「空に」サーバーが有るのでは無く、何処かのビルの中にサーバーがあるわけだ。そして、電源消失が起きたり、メンテナンス中にデータが消失してしまう事も希にある。

一番の懸念はタイムスタンプを付ける施設との契約と費用の問題だ。その費用は自社で負担しなければならない。

e文書モードは改変できない書式なのに、更にタイムスタンプを付けなくてならないのは、実は電子化された領収書や請求書や納品書は普通のPDFファイルだからだろう。

例えばamazonで買った経費の領収書は宛名が無いから、PDFで保全してから印刷して宛名を書いてから、スキャンする。
宛先や但書まで入れた領収書を電子発行してくれる処もあるが、それもe文書モードで無い為に印刷してからスキャンする。

なんだか、全然ペーパレスでないし、DXに逆行しているような法律に思える。

一番面倒なのは「請求書」だ。
A4サイズで作ってくれていても、ホチキス止めをしているからホチキスを外さないとスキャンできない。
更に面倒なのは連続帳票用紙のところだ。穴の処を全部切らないとスキャンできないのだ。

スキャンしたPDFデータは自作のデータベースに取り込む。

今のところ、仕事量が増えただけで何のメリットも感じないが、検索機能を付けたので調べたいデータが簡単に見つかる事ぐらいだろうか。

日本のデジタル戦略はなんだかステップが違うように思える。
先ずは、請求書の用紙をA4サイズに規定することからなのではないだろうか。